Neue, wegen der Anforderungen aus der Corona-Krise heraus programmierte Funktionen:

Um die Buchung des Ausfalls von Kurstagen zu erleichtern und die Auswertemöglichkeiten zu verbessern, wurden einige Erweiterungen implementiert. Das Update mit diesen Neuerungen steht für die KuferSQL 4.20 zur Verfügung und kann hier angefordert werden. Dies sind folgende Erweiterungen:

• Angabe eines Ausfallgrundes bei den Kurstagen: In den Kurstag-Details steht ein neues Feld für den Ausfallgrund zur Verfügung. Die hier verfügbare Hinterlegung entspricht der Hinterlegung von Ausfallgründen, die auch beim Kursausfall zur Verfügung steht (siehe "Einstellungen / Hinterlegungen Kurse / Ausfallgründe"). Dieser Ausfallgrund kann im Kursstamm auf dem Reiter "Kurstage" einzeln oder gesammelt bearbeitet werden. Bitte beachten Sie hier auch die Markierungsmöglichkeit "Kurstage ab hier bis Ende markieren", die mit der rechten Maustaste zur Verfügung steht. Dieser Grund kann über die Einstellungen für die Übersichtsbildschirme auch als Spalte in der Ansicht hinzugefügt werden. Es kann absichtlich auch nur ein Ausfallgrund eingetragen werden, ohne den Kurstag-Ausfall zu buchen, um eine Anpassung von Honoraren und Gebühren erst einmal zu umgehen. Somit kann der Kurstag-Ausfall in einem zweiten Schritt gebucht werden, sobald klar ist, ob und welche Ersatztermine möglich sind.



• Sammeländerung von Kurstagen: Im Auswertecenter für Kurstage wurde die vorhandene Sammeländerung um den Kurstag-Ausfallgrund erweitert. Für ein gesammeltes Ändern des Kurstag-Status auf "A-Ausfall" steht eine neue Schaltfläche "Sammelausfall" zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass bei diesem Sammelausfall die Anpassung der Daten der 1. Kursstammseite und der Honorarfaktoren für jeden Kurs absichtlich einzeln bestätigt werden muss!



• Freie Auswertung über das Auswertecenter: Im Auswertecenter für Kurstage steht das neue Feld "Ausfallgrund" von Kurstagen auch als Filterkriterium unter "Neue Auswahl" zur Verfügung. Die so selektierten Kurstage können dann nach Belieben gedruckt (siehe Summenzeile am Ende von Listenausdrucken) oder nach Excel exportiert werden. Für Excel-Exporte beachten Sie bitte die nachfolgenden Hinweise zu den neuen Excel-Vorlagen. Beachten Sie auch die Statistik zu den Zeiten der Kurstage, die in diesem Auswertecenter zur Verfügung steht!



• Stichtagsabgrenzung der Ausfälle: Es wurde eine neue Auswertung programmiert, um fehlende Gebühren und Honorare durch einen bestimmten Ausfallgrund auszuwerten. Diese ist zu finden unter "Geld / Abgrenzung nach Kurstagen bezüglich Grund". In der Druckausgabe sind die errechneten Werte zum gewählten Ausfallgrund in den Spaltenüberschriften mit (*) markiert.

Excel-Vorlagen für eigene Auswertungen:

Zur Auswertung der Corona-Ausfälle mit einem Excel-Export von Kursen bzw. Kurstagen haben wir vier neue Excel-Vorlagen erstellt. Diese stehen unter www.kufer.de zum Download zur Verfügung. Nach dem Download muss das Zip-Archiv entpackt und unter "Einstellungen / Vorlagen für Excel-Tabellen / Import" in Ihr KuferSQL importiert werden. Vor dem Import können diese exc-Dateien nicht direkt geöffnet werden! In der Anlage 1 im Anhang finden Sie dazu die Vorschau-Beispiele.

• Kursausfall wegen Corona (siehe Anlage 1, Bild 1)
• Kurstage-Ausfall wegen Corona (siehe Anlage 1, Bild 2)
• Kurse mit Einnahmen und Ausgaben (siehe Anlage 1, Bild 3, nur für nicht ausgefallene Kurse)
• Kurstage mit UE, Einnahmen und Ausgaben (siehe Anlage 1, Bild 4)

Neue BAMF-Formulare bezüglich Corona:

Folgende BAMF-Formulare stehen mit dem Update von KuferSQL neu zur Verfügung bzw. wurden aktualisiert:

• Antrag auf Zulassung als Lehrkraft in Integrationskursen (nur aktualisiert)
• Antrag auf Förderung von Lernstandserhebungen und Zwischentests
• Antrag auf Auszahlung von Lernstandserhebungen und Zwischentests
• Antrag auf Sonderabschlagszahlung aufgrund "Coronavirus"
• Antrag auf Förderung eines Online-Tutoriums im vhs-Lernportal
• Antrag auf Auszahlung eines Online-Tutoriums im vhs-Lernportal
• Antrag auf Prüfung eines bereits verwendeten Online-Tutoriums
• Antrag auf Förderung eines bereits verwendeten Online-Tutoriums

Newsletter-Versand mit KuferSQL, dazu gibt es einige Erweiterungen:

• Newsletter-Schnittstelle zu Mail2Many wurde um die Anbindung über SFTP erweitert: Die Schnittstelle zu Mail2Many wurde um eine Möglichkeit der Übertragung über SFTP erweitert. Dies kann man unter "Einstellungen / Zentrale Einstellungen / Extras / Newsletter-Anbindung Einstellungen / Einstellungen" definieren. Dadurch ist es möglich, die Exportdateien auf den individuellen SFTP-Server von Atrivio hochzuladen.



• Übertragung an Maileon für Stammdatenbereiche: bei einer Übertragung der Daten an Maileon kann mit exportiert werden, aus welchen Stammdatenbereichen die übertragene Adresse stammt. Damit wird übergeben, ob die Adresse aus dem Teilnehmer-, Dozenten-, oder aus dem anderen Adress-Bereich stammt. Dazu wird das individuelle Feld "Typ" nach Maileon übertragen, das für die einzelnen Bereiche folgende Werte besitzt: Teilnehmer: T, Dozenten: D, Adressen: A



• Newsletter-Modul für das Programm Rapid-Mail: Es steht ein Export von Kontaktdaten zum Newsletter-System "Rapid-Mail" zur Verfügung. Dadurch ist es möglich, eine csv-Datei mit Kontaktdaten zu erstellen, die in Rapid-Mail eingelesen werden kann.

Weitere hilfreiche Funktionen in KuferSQL

Folgende Funktionen sind bereits in KuferSQL enthalten und könnten aktuell für Sie hilfreich sein:

• Ausfall des gesamten Kurses: In den Kursstammdaten steht die Funktion "Ausfall" bzw. "Kursausfall" zur Verfügung. Mit Buchung des Kursausfalls kann ein Ausfallgrund angegeben werden. Bei der Buchung des Kursausfalls können ebenso die Räume freigegeben werden, das Honorar, die fiktiven Kosten, die Kursdauer und die UE auf Null gesetzt werden, und die Freigabe für die Statistik und Web-Schnittstellen entfernt werden. Außerdem können mit den Schaltern "Benachrichtigungen an Teilnehmer versenden" und "Info an Mitarbeiter versenden" alle betroffenen Personen informiert werden, auch die Dozenten und Hausmeister. Bei der Freigabe der Räume empfehlen wir die Option "auf Pseudoraum buchen", da somit der ursprünglich geplante Kursrhythmus nicht verloren geht und später leichter neu geplant werden kann.



• Verschiebung von Kurstagen: Die im Kursstamm markierten Kurstage können gesammelt verschoben werden. Nach dem Markieren der gewünschten Kurstage wählen Sie dafür die Funktion "Bearbeiten" und im Detail-Bildschirm dort die Option "Datum: Kurstage um x Tage verschieben". Vorsicht: Der grüne Pfeil mit der Funktion "Verschieben" kann nur für einen einzelnen Kurstag verwendet werden!



• Anpassung von anteiligen Teilnehmergebühren: Um die Gebühr für alle Teilnehmer schnell und einfach anzupassen, verwenden Sie bitte die Funktion "Gebührenänderung" in der Kursbelegung unter "Extras" und entfernen Sie dabei den Schalter "Gebühr auch in den Kursstammdaten ändern". Sollte diese Gebührenänderung bei Ihnen in der Kursbelegung nicht verfügbar sein, so können Sie diese unter "Einstellungen / Zentrale Einstellungen / System / individuelle Ansichten / Belegung" aktivieren. Sollte nach dieser Gebührenanpassung der Saldo einzelner Teilnehmer im Minus sein, so können über "Geld / Mahnungen und offene Posten / Klärung aller offenen Überzahlungen" gesammelt Rücküberweisungen aufbereitet werden.



• Vollständige Teilnehmer-Abmeldung: Teilnehmer können über die Funktion "Status ändern" in den Anmeldedetails der Kursbelegung abgemeldet werden. Sollte bereits bezahlt sein, muss der Status "Z-abgemeldet aber noch zu zahlen" verwendet werden. Es wird ein negativer Saldo erzeugt, der über die gängigen Wege erstattet werden kann. Ohne eine bereits erfolgte Zahlung kann der Teilnehmer ganz normal mit Status "S" abgemeldet werden. Hinweis: Abgemeldete Teilnehmer zählen nicht mit in den Statistiken! Sollte der Teilnehmer teilweise anwesend gewesen sein, kann der Anmeldestatus auf "A" bleiben und die Gebühr entsprechend angepasst werden.



• Anpassung von Dozenten-Honoraren: Mit den Änderungen der Kurstage auf den Status "A-Ausfall" wird auch die Anpassung der Honorarfaktoren vorgeschlagen. Dies muss je Kurs geprüft und bestätigt werden. Vorsicht bei Pauschalhonoraren, beim Einsatz der Module "Honorardetails" oder "taggenaue Honorarabrechnung": Hier ist zwingend eine detaillierte Prüfung je Kurs notwendig!



• Kommunikations- und Benachrichtigungscenter: Mit Hilfe des Kommunikationscenters kann abhängig von den jeweils vorhandenen Kontaktdaten der gewünschte Kommunikationsweg ausgewählt und alle beteiligten Teilnehmer, Dozenten und Hausmeister informiert werden. Das Kommunikationscenter steht in der Kursbelegung, beim Ändern von Kurstagen, bei einem Kursausfall, beim Ausfall von Kurstagen und in einigen Auswertecentern zur Verfügung.

FAQ: aktuell häufige Fragen:

• Gibt es für Volkshochschulen eine Anbindung von KuferSQL zur vhs-Cloud?
  Es gibt eine Schnittstelle von KuferSQL zur vhs-Cloud, die bereits seit Einführung der vhs-Cloud bei vielen VHSn im Einsatz ist. Bei Interesse senden Sie uns eine kurze Mail, dann erhalten Sie umgehend ein Angebot.



• Kann KuferSQL auf einem Terminal-Server betrieben werden? Und sind dazu besondere Schritte für die Installation/Konfiguration notwendig?
  KuferSQL ist hier uneingeschränkt funktionsfähig, bereits bei vielen Kunden in dieser Form im Einsatz und ist genau wie auf einem "normalen" Client einzurichten.



• Welche Möglichkeiten habe ich, von zu Hause auf meinen Rechner im Büro zuzugreifen? Und wer kann diese Verbindung(en) einrichten?
  Es ist VPN mit RDP-Verbindung in Ihr Netz oder der Einsatz einer Fernwartungssoftware möglich. Grundsätzlich sollten Sie sich erst mit Ihrem Dienstleister abstimmen und diesen um Hilfe bitten. Für eine Unterstützung oder Beratung können Sie sich gerne, vorzugsweise per Mail, an uns wenden.



• Wie kann man Teilnehmer gesammelt über den Kursausfall in der nächsten Zeit informieren?
  Im Auswertecenter für Teilnehmer kann über die Kursauswahl unter "weitere Felder" die Option "Auswertung der Kurse nicht nach dem Beginn, sondern danach, ob ein Kurs im folgenden Zeitraum stattfindet" gewählt werden. Zusätzlich sollte bei den Sonstigen Auswahlkriterien 2 die Sperre gegen Werbung aufgehoben werden.

Erreichbarkeit der Hotline:

Auch wir haben einige Mitarbeiter aus der Kundenbetreuung in das Home-Office gesandt. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter, die aktuell noch im Büro unter der Sammelnummer 08631/18599-0 erreichbar sind, nicht mehr zur Betreuung ausreicht, werden wir einzelne Mitarbeiter mit eigenen (nicht ihren privaten) Mobiltelefonen ausstatten. Diese Nummern und die damit "verbundenen" Personen werden wir jeweils unter "Aktuelles" auf www.kufer.de veröffentlichen.

Wir wünschen Ihnen in dieser schweren Zeit alles Gute! Bleiben Sie gesund! Wir stehen bei Fragen auch weiterhin gerne zur Verfügung.